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社会保険労務士さんのためのメールの書き方
私自身も社会保険労務士の仕事をしているわけですが、サイトを運営していると、 同業の社会保険労務士さんからメールをいただくことが結構あります。
もちろん大多数のメールは普通に商売上なんの問題もないメールなのですが、時にはこの方メールのマナーをご存知ないんだなあ、 と思われるメールをいただくこともあります。
社会保険労務士も、これからどんどんとインターネットを使った商売をしていかないと行けないのに、メールの書き方のマナーひとつ知らないというのでは、 ビジネスも何もあったものではないです。
マナーのなっていないメールを出す人がいるようでは、社会保険労務士業界全体にとってもマイナスなので、 一応私が知る範囲で簡単なメールのマナーについて書いてみたいと思います。
１．
基本中の基本
メールはテキスト形式の方が良いです。理由を説明し始めると面倒なので、そういうもんだと思ってください。
実際のところ、商売の連絡用のメールで、文字を装飾したりする必要がある、なんてことはないと思いますので。
２．件名は具体的かつ簡潔に
メールの件名は、
内容が一目でわかるように、簡潔に書きましょう。「質問です」とか「こんにちは」とかそういうものだと、
いったいなんのことだか分かりません。後で検索をかけてメールを探すときにも、すごく不便です。同じ質問にしても、
「○○についての質問です」とかそういうものだと多少はわかりやすいです。
３．まずは相手のお名前を
メール本文の中で、
いきなり用件に入る方がいます。これは良くないです。本文に入る前にやっておくべきことがふたつあります。
まずは送信相手のお名前を記入しましょう。もちろん様などの敬称をつけてください。誰に出したのかはっきりわかるようにするためです。
４．次に自分も名乗ります
その後、
名乗りましょう。簡単な挨拶も入れた方が良いです。「こんにちは。社会保険労務士の小黒です。」といった感じです。
５．
あんまり長くなりすぎないように
メールの文章はあんまり長いとうんざりします。基本的には、
本文は連絡だけにして、資料とかそういったものは、添付ファイルにして送るなりする方が良いです。
６．適当に改行を入れましょう
あんまり１行が長いと見にくいです。適当に改行を入れましょう。１行３０文字くらいにすると個人的には好みです。それから、文章が続くととにかく見にくいので、
段落ごとに空行を入れると良いです。
７．最後に署名を
商売に使う署名なら、事務所名、HPのアドレス、メールアドレス、電話番号、ファックスなども入れるのが普通かと思いますが、このあたりは、
あて先によっても、場面によっても違うので、いくつか用意しておくと良いでしょう。
※メール本文の参考例
ほにゃらら株式会社
総務部 新潟 一郎様
いつもお世話になっております。社会保険労務士の小黒です。
先日お話した新しい人事評価ソフトの件でお問い合わせをいただき
まして、どうもありがとうございます。
（中略）
それではよろしくお願いいたします。
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小黒社会保険労務士事務所
社会保険労務士 小黒 智浩
URL http://www.oguro-sr.com/
http://www.kyuuyokeisan.com/
MAIL 0000@0000.000
TEL・FAX 0000-00-0000
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こんな感じでしょうか？
補足等ありましたら、コメント、トラックバック等よろしくお願いします。
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